TextExpander e la nomenclatura dei documenti

Questo articolo si inserisce nella serie di articoli passati sull'ottimizzazione dell'archiviazione digitale dei documenti. Nei precedenti articoli ho introdotto i concetti di come nominare un documento ed esaminato le differenze di base tra TextExpander e Keyboard Maestro, con questo articolo entriamo nel concreto e vediamo come applicare i concetti nella pratica.

1. Premessa: come approcciarsi agli snippets di testo

Non ne ho parlato negli articoli che precedono ma, prima di entrare nel merito di come usare TextExpander, ritengo opportuno fare una precisazione importante.

Andateci piano con gli snippets! Soprattutto inizialmente potrebbe venirvi la voglia di creare molte abbreviazioni, tuttavia per usare efficacemente le abbreviazioni occorre memorizzarle, devono diventare una seconda natura mentre digitate il testo.

Per fare ciò è opportuno creare 3 massimo 4 snippet e usarli ripetutamente fino a che non dovrete nemmeno pensare a come invocare l'abbreviazione. Una volta interiorizzati questa prima serie potete procedere con un'altra e così via.

Nell'articolo che segue vi farò vedere molti esempi che uso quotidianamente e per i quali non ho più nemmeno bisogno di pensare mentre digito, tuttavia sono il frutto dell'utilizzo da fine 2014 di TextExpander e, in alcuni casi, le abbreviazioni sono legate al numero della pratica, quindi, facilmente memorizzabile.

Ultimo suggerimento per ricordare le scorciatoie; devono avere un significato per voi. Per cui usate le mie o quelle suggerite da TextExpander solo se vi risultano comode.

2. L'interfaccia di base di TextExpander

La finestra di TextExpander si presenta divisa in tre macro aree: la barra principale (punto 1 dell'immagine che segue), la colonna degli snippet (punto 2) e la colonna principale di configurazione e creazione degli snippet (punto 3).

Nell'immagine, non essendo selezionato uno snippet non si vedono le varie opzioni ma le esamineremo nel dettaglio a stretto giro.

2.1 L'interfaccia

La colonna di sinistra (punto 1) contiene l'elenco degli snippet. La colonna di destra in alto (punto 2) contiene l'espansione del testo, nel nostro esempio l'URL del sito Avvocati e Mac; subito sotto, punto 3, c'è lo spazio per l'etichetta che accompagna lo snippet (punto 4) e lo rende riconoscibile a colpo d'occhio nella colonna di sinistra.

Ricapitolando nell'esempio dell'immagine con lo snippet "xurl" viene richiamato l'indirizzo del sito Avvocati e Mac (che è anche l'etichetta per chiarire l'abbreviazione) http://www.avvocati-e-mac.it/ .

2.2 Esempi di Snippet: il metodo suggerito ed il mio metodo

Quelli che vedete al punto 1 sono le abbreviazioni suggerite direttamente da TextExpander.

In estrema sintesi all'abbreviazione che ha un significato "tel" sta per telefono, viene giustapposto un carattere speciale ed improbabile onde evitare che, per errore, si attivi lo snippet. La Smile suggerisce di usare il ";". Così per avere il numero di telefono dell'ufficio dovrete digitare ";tel".

Se usate TextExpander solo con il Mac, può essere utile questo tipo d'approccio poiché il ";" è facilmente reperibile sulla tastiera fisica ed è impossibile che sia anteposto ad una qualsiasi parola. Se tuttavia volete usare gli Snippet anche su iOS (come faccio io) suggerisco un differente approccio.

Credo che quest'approccio l'abbia ascoltato Merlin Mann o David Sparks ma non ricordo esattamente da dove l'ho tratto.

Sui dispostivi iOS (salvo che per l'iPad Pro) il ";" richiede di accedere alla tastiera numerica (e per l'iPad Pro, in ogni caso, è richiesto contestualmente l'uso del tasto SHIFT); per evitare questa complicazione nella digitazione si può giustapporre una "x" alla sigla che fa espandere l'abbreviazione.

Quest'approccio è quello che uso per esempio per le abbreviazioni delle email (punto 3) in cui "xaem" espande l'email di Avvocati e Mac ed è l'abbreviazione delle iniziali di Avvocati e Mac.

Voglio anche farvi osservare come l'espansione del testo sia utile quando ci sono delle sigle particolari come ad esempio per PAdES che è l'acronimo di "PDF Advanced Electronic Signature" e che mi capita di utilizzare spesso quando scrivo articoli o documenti per il PCT. In questo caso TextExpander diventa uno strumento di autocorrezione del testo o di formattazione se preferite. Digitando infatti "pades" ottengo il testo pre-formattato PAdES.

2.3 Creare un nuovo Snippet

Vediamo quindi come creare uno snippet di TextExpander.

Premiamo il tasto + in basso a sinistra (immagine 1 e 2 nel dettaglio). A questo punto avrete uno snippet "(Vuoto)" e che potrete riempire (immagine 3).

2.4 Organizzare gli Snippets

Un'altra necessità, man mano che accumulerete nuovi snippets, sarà quella di organizzarli. TextExpander ha la possibilità di organizzare gli snippets in gruppi. Come potete vedere dall'immagine che segue ho diviso i miei snippets in vari "contenitori".

Per creare un nuovo gruppo occorre premere il tasto"+" e scegliere la voce "Aggiungi gruppo" o digitare ⇧⌘N.

2.5 La funzione Anteprima (Preview)

Da ultimo vediamo un'altra importate parte dell'interfaccia, soprattutto per l'argomento che stiamo trattando: l'anteprima dello snippet.

Di fianco al campo di testo per l'etichetta è presente un'icona a forma d'occhio (come si vede nell'immagine che segue, indicata da una freccia e cerchiata). Premendo quest'icona è possibile vedere in anteprima gli snippets "dinamici" ovvero quegli snippet che vengono generati da TextExpander utilizzando altri dati, come ad esempio gli snippets legati alle date (sempre nell'immagine d'esempio qui sotto all'interno del rettangolo rosso).

3. TextExpander: creazione automatica della data di un documento

Veniamo quindi al fulcro di questo articolo, come si creano le date da anteporre ai nomi dei documenti.

TextExpander utilizza un sistema di costruzione in cui Anno, Mese e Giorno vengono attribuiti attraverso un insieme di caratteri speciali.

Nell'esempio che segue la data del 26 settembre 2016 (in cui ho creato buona parte delle immagini a corredo di questo articolo) viene creata utilizzando:

%Y-%m-%d dove

%Y sta per l'anno a 4 cifre

%m sta per il mese a 2 cifre (%1m invece sta per il mese con solo una cifra) e

%d sta per il giorno a 2 cifre.

3.1 La Data corrente

Se già vi state preoccupando per come creare le vostre date personalizzate ... non fatelo. TextExpander infatti vi permette di creare le date in formati differenti con pochi clic.

Come si vede nell'immagine che segue non serva conoscere tutte le convenzioni di TextExpander, ma basta comporre la data utilizzando il menù a tendina della Data.

Occorre solo cliccare sull'icona del cursore con il triangolo che punta verso il basso (punto 1), a questo punto si aprirà il menù contestuale con svariate opzioni tra qui Data, Ora e Data / Ora Mat. (punto 2). Selezionando una voce comparirà un ulteriore sotto-menù dove potrete, ad esempio, scegliere tra i differenti modi di rappresentare una data (punto 3).

3.2 Aggiungere e sottrarre alla data corrente

Se creare la data corrente è semplice, non sempre avrete un documento di oggi. Come andare avanti o indietro nel tempo?

TextExpander gestisce anche questa necessità utilizzando la voce del menù "Data / Ora Mat." (che presumo stia per Matematica) e che, nella sostanza, permette di aggiungere o sottrarre unità di tempo.

Alcuni esempi chiarificatori:

Lo snippet "xieri" è creato utilizzando la stringa di caratteri %@-1D%Y-%m-%d

Lo snippet “xdomani” è creato utilizzando la stringa di caratteri %@+1D%Y-%m-%d

Lo snippet "xdopodomani" è creato utilizzando la stringa di caratteri %@+2D%Y-%m-%d

Credo che lo schema sia piuttosto evidente: modificando il suffisso %@±nD è possibile aggiungere o sottrarre i giorni alla data corrente. Similmente si può fare per i mesi o gli anni.

Tendenzialmente uso TextExpander per inserire le date dei documenti differenti + o - 2 giorni dalla data in cui faccio l'inserimento.

Ho scelto quest'approccio perché, abitualmente, uso questi snippets per documenti che creo io stesso o per archiviare la corrispondenza email. Ho preferito creare degli snippets molto semplici da ricordare anche se, astrattamente, averi potuto crearne di più rapidi da digitare.

Per archiviare documenti più vecchi questa tecnica rischia di diventare complessa da implementare ed esistono altri metodi, tra cui il più efficiente è quello di digitare la data con il tastierino numerico della vostra tastiera o utilizzare le funzioni avanzate di Hazel. Ma questo sarà oggetto di un prossimo articolo (subito dopo quello su Keyboard Maestro per la precisione).

4. Nomi ricorrenti

Chiudo l'articolo con l'ultimo (ovvio) metodo di automatizzare la nomenclatura dei documenti con TextExpander: l'inserimento di nomi ricorrenti.

Immaginate di dover archiviare dei documenti ricorrenti, come una bolletta. Potete creare uno snippet per individuare in modo univoco le singole spese.

5. In conclusione

Spero di avervi dato una prima infarinatura su TextExpander e, soprattutto, avervi fatto apprezzare le potenzialità di questo programma.

Nel prossimo articolo vedremo come fare le stesse cose con Keyboard Maestro.
Per i lettori affezionati segnalo che, causa impegni di lavoro, sono un po' in ritardo con la stesura degli articoli. Non è detto che la prossima settimana riesca a pubblicare l'articolo.

TextExpander e Keyboard Maestro: i due programmi a confronto

Se nell'articolo precedente abbiamo parlato di quale nomenclatura usare, questo articolo fa da ponte ai futuri articoli in cui cercherò di spiegare, in dettaglio, come usare TextExpander e Keyboard Maestro per automatizzare la nomenclatura. Prima di entrare nel dettaglio, infatti, ritengo opportuno parlare più in generale dei due programmi e fare alcune considerazioni.

Il primo amore non si scorda mai!

A fine 2014 ho scoperto il podcast Mac Power User e, con esso, TextExpander. Questo software è stato uno dei miei primi (e tanti 😓) acquisti che hanno costellato il mio cammino verso l'automazione dell'ufficio; una delle ragioni per cui oggi scrivo queste parole e, pertanto, ho sempre avuto nel cuore la SmileOnMyMac, la software house che sviluppa questo ed altri ottimi software come PDFpenPro su Mac e PDFpen su iOS.

Sono stato utente sia della versione 4 che di quella 5 e, per un fortunato caso ho acquistato la versione 4 poco prima dell'uscita della versione 5, un soddisfatto cliente. Oltre alla versione per Mac dopo poco ho acquistato la versione per iOS: una volta che ho usato i primi snippet di testo non ho più potuto vivere senza!.

Come funziona TextExpander?

Questo software fa solo una cosa, ma la fa molto bene: converte delle stringhe di testo in frasi più complesse.

Così, ad esempio, se io digito la stringa di caratteri "xem" magicamente compare l'email dell'ufficio "infoATstudiolegalestrozzi.com" immaginate la comodità quando devo digitare la mia PEC che ha il comodissimo dominio "@ordineavvocatireggioemilia.it".

Ma TextExpander fa molto di più, infatti, può convertire una stringa di testo in una data, ad esempio, digitando Ddata si ottiene "19 settembre 2016 - 16:36" (il giorno e l'orario in cui sto scrivendo questa parte dell'articolo). Su questa particolare funzione ci intratterremo nel dettaglio nel prossimo articolo.

A volte l'amore non è per sempre ...

Il 5 di aprile del 2016 la Smile Software rilasciava TextExpander 6 con un sostanziale cambio di filosofia passando dall'acquisto di una licenza una tantum e possibilità di upgrade ??dalle nuove versioni al modello dell'abbonamento. Questo tipo di modello permette l'utilizzo del software solo se si paga (a mese o ad anno) un canone. L'approccio è simile a quello usato da Adobe per le sue suite di produttività ed ormai da tante software house; giusto per farvi un paragone, tuttavia il costo di Acrobat Pro è di $ 14,99 al mese e quello proposto da Smile è di $ 4,99. Pur amando TextExpander i due software non sono paragonabili ed il prezzo di 1/3 più basso di quello di Adobe è oggettivamente elevato. Nella pratica, poi, il prezzo di un anno di abbonamento rispetto alla licenza per la versione 5 raddoppia.

A questo aspetto venale, peraltro di non poco conto fatti i dovuti paragoni, si aggiungeva un altro, ulteriore, problema.

Se fino alla versione 5 gli snippet di TextExpander potevano essere sincronizzati tra differenti Mac o differenti dispositivi iOS utilizzando Dropbox, con la versione 6 l'unico metodo per sincronizzare gli snippet tra più device è quello di usare il sito textexpander.com. Se per molti utenti questo non è di fatto un problema e, per il futuro una simile soluzione ha potenziali benefici, un problema di gestione della privacy degli snippet è sorto in molti utenti. Io stesso conservo molti dati della mia attività negli snippet; non certo le password sia ben inteso, ma codice fiscale, partita IVA tutti i nomi delle mie posizioni etc ... sono archiviate in TextExpander.

Un'ultima considerazione: come mi ha insegnato uno dei miei mentori, l'amico Maurizio Sala, credo fermamente nell'importanza di pagare un software:

1. Perché il lavoro altrui va remunerato;
2. Perché se ti pago ho delle legittime aspettative che tu continui a lavorare per me;
3. Perché, infine, se ti pago e qualcosa non funziona tu mi devi aiutare.

La Smile ha quindi diritto di essere pagata, le modalità con cui ha cambiato le carte in tavola però non credo (e molti altri come me non lo credono) siano rispettose degli utenti (rettifico... dei clienti).

Il nuovo modello ed i nuovi servizi di TextExpander.com

Dire che il nuovo modello ha fatto infuriare gli utenti di lunga data è un eufemismo. Su twitter i commenti di utenti arrabbiati non si sono fatti attendere. Questo ha portato nel giro di una settimana ad un notevole ripensamento sulla politica dei prezzi della Smile che, di fatto, ha dimezzato il prezzo per tutti i precedenti utenti di TextExpander ed ha confermato che manterrà attivo lo sviluppo della versione 5 per Mac e della 3 per iOS per i nuovi sistemi operativi (per chi non volesse usare TextExpander.com).

Se fin ad ora ho parlato degli aspetti negativi, è giusto parlare anche di quelli positivi della versione 6.

Con l'avvento di TextExpander 6 la Smile ha ampliato notevolmente l'offerta di servizi.

Anzitutto ha aperto la beta per Windows colmando una grossa mancanza per chi lavora sia in ambiente Mac che in quello Windows.

Inoltre ha creato una versione per i Team in cui gli snippet di testo possono essere gestiti ed utilizzati da più soggetti che lavorano assieme. Questa funzione "business" può permettere di utilizzare e formalizzare nell'ambito lavorativo dei testi comuni a tutti i dipendenti e permettere di uniformare l'attività lavorativa.

La mia non scelta attuale ...

Perché tutta questa lunga storia? Per due motivi:

1. Ad oggi, mentre scrivo queste parole, non sono passato ancora a TextExpander 6. Allo stato non ne sento il bisogno e la spesa aggiuntiva non è giustificata per le mie esigenze lavorative – la versione 5 fa tutto quello di cui ho bisogno. In ragione di ciò le guide che vi proporrò saranno sulla vecchia versione e non sulla nuova. Sorry! Per gli scopi di questi articoli l'interfaccia delle due versioni non è cambiata molto, ma siete avvertiti. Nel prossimo futuro penso di aggiornare (credo con l'avvento del 2017) per i seguenti (personali) motivi: (1) perché potrò usufruire di un prezzo "vantaggioso"; (2) perché probabilmente in futuro sarà necessario aggiornare per avere la compatibilità con i futuri sistemi operativi; (3) perché fatte tutte le dovute considerazioni per me TextExpander, con la sua portabilità tra macOS ed iOS, è uno strumento di lavoro quotidiano che mi permette di fare di più in meno tempo, in poche parole, è indispensabile.
2. Tutto questo trambusto mi ha costretto a guardarmi intorno e ri-scoprire Keyboard Maestro. Molti utenti, insoddisfatti da Smile, infatti sono passati a questo software, invece, di acquistare la versione 6. Ed è anche per questo motivo che, invece di scrivere un articolo solo su TextExpander, ho deciso di affrontare la problematica sui due fronti. Non tutti hanno le mie esigenze di "compatibilità" degli snippet su macOS ed iOS. Se usate solo il Mac, Keyboard Maestro ha tutte le carte per sostituire TextExpander e fare anche molto altro.

Keyboard Maestro

È difficile sintetizzare che cos'è Keyboard Maestro. Infatti ha capacità che comprendono le funzioni di TextExpander ma è molto di più avanzato e permette di automatizzare attività più complesse di quelle legate alla manipolazione del solo testo.

In estrema sintesi Keyboard Maestro è un programma che permette di creare delle Macro), che permettono di eseguire una serie di operazioni con l'invio di un solo comando. Rispetto a TextExpander, le macro di Keyboard Maestro possono essere attivate non solo dal testo ma anche da altri "eventi". Nello specifico articolo su Keyboard Maestro mi occuperò solo dell'attivazione delle macro con stringhe di testo ma le possibilità sono molto più ampie. A mero titolo di esempio le macro di Keyboard Maestro possono essere attivate attraverso l'inserimento di una periferica USB, oppure all'apertura di un'applicazione o dal collegamento ad una specifica rete Wi-Fi (per assurdo potete attivare una Macro addirittura utilizzando un input MIDI tipo una tastiera musicale!). La creazione delle Macro, poi, è molto più complessa ed ha molte più funzioni di quanto offre TextExpander. A titolo di mero esempio Keyboard Maestro può essere utilizzato per manipolare l'interfaccia di un programma, spostando il mouse, premendo tasti, inserendo testo e tanto altro ancora.

I prezzi a confronto

TextExpander: $ 39,96 annui (per abbonamento annuale mono-utente) $ 4,16 al mese per abbonamento mono-utente.

Keyboard Maestro: € 40,51 (già ivato) per una licenza, se siete titolari di partita IVA il costo si abbasserà ad € 33,20 inserendo nell'apposito campo (VAT ID) la vostra partita IVA.

Modalità di acquisto e tipo di installazione

Tutti questi programmi interagiscono profondamente con il sistema operativo ed hanno notevoli difficoltà con il SandBoxing di macOS e iOS, pertanto, non possono essere venduti attraverso l'AppStore. Sia TextExpander che Keyboard Maestro li potete infatti acquistare e scaricare solo dai rispettivi siti dei produttori.

In conclusione

Spero di avervi dato un quadro complessivo delle differenze sia di prezzo che di filosofia delle due applicazioni, onde permettervi di scegliere tra le due con maggior cognizione di causa. Io personalmente, come potrete aver già supposto, le ho acquistate tutte e due. La prossima settimana entreremo nel dettaglio di TextExpander per poi esaminare Keyboard Maestro.

Standardizzare la nomenclatura dei documenti

Con l'articolo della settimana scorsa ho concluso la serie di articoli su come creare una struttura delle pratiche efficiente e automatizzare tale compito.
Ora voglio esplorare, in una nuova serie di articoli, un aspetto complementare ovvero l'efficiente nomenclatura dei file per una corretta archiviazione digitale.
Se infatti è importante avere una struttura a cartelle chiara dove contenere i propri documenti è altrettanto importante, una volta trovata la cartella giusta, trovare all'interno di questa il documento che cerchiamo.
In questo articolo vi parlerò nel dettaglio di come scegliere la nomenclatura più funzionale per trovare un documento.
Nei prossimi articoli, invece, vi spiegherò come velocizzare ed automatizzare l'attribuzione di nomi dei documenti.
In particolare utilizzerò questo spunto per parlare di come svolgere queste operazioni con due differenti programmi: TextExpander e Keyboard Maestro.
Ho parlato indirettamente di questi programmi sul sito (sia facendo riferimento al loro uso sia dando consigli nei commenti ai vari articoli) ma non è mai parlato in modo dettagliato. Gli articoli saranno incentrati sul compito specifico di andare nomi idonei ai file e non spiegheranno tutte le funzioni, ma permetteranno ai neofiti di iniziare ad imparare i vantaggi di TextExpander e Keyboard Maestro.
Fatte queste dovute premesse entriamo nel cuore dell'articolo.

Ricapitoliamo le regole di base ...

Iniziamo con alcune premesse di rito.
Suggerisco di (ri)leggere l'articolo che ho pubblicato a Giugno dal titolo Come gestire le pratiche in digitale: organizzare i documenti digitali ed in particolare la parte finale dell'articolo su "Che nome dare ai documenti?".

Non ripeterò qui quanto già scritto, ma ritengo opportuno fare alcune precisazioni ulteriori.

Se guardate la nomenclatura dei documenti nel mio Mac questa assomiglierà invariabilmente al seguente schema:
ANNO-MESE-GIORNO 000F oggetto del documento
che, tradotto nella pratica, diviene: 2016-06-30 319F estratto conto corrente.pdf.
Come molti di voi potranno intuire dal nome del documento, trattasi di un estratto conto trimestrale del 30 giugno di quest'anno di un fallimento di cui sono curatore (nello specifico).
L'utilizzo di questo schema mi permette:

• di contestualizzare temporalmente il documento, senza doverlo aprire o visualizzare in anteprima;
• di individuare in che pratica va, nel caso in cui il documento non sia ancora stato archiviato all'interno della pratica;
• di conoscere il contenuto del documento (nell'esempio è la copia di un estratto conto).

Pochi elementi di testo mi permettono a colpo d'occhio di trovare il documento, casomai tra una marea di differenti estratti conto.

Perché non ho usato in nomi delle parti?

Questa è una scelta relativamente personale ma mi pare opportuno spiegarvi le ragioni. Originariamente, lo ammetto, oltre al numero della pratica inserivo anche i nomi della parti.
Tuttavia questo approccio allungava enormemente il nome dei documenti senza aggiungere altri dati utili.
Tornado al nostro esempio, invece di 2016-06-30 319F estratto conto corrente.pdf ci troveremmo con un nome tipo:
2016-06-30 319F fall_to n_1-2016 - estratto conto corrente.pdf.
Questo potrebbe ulteriormente complicarsi nel caso in cui la posizione sia tra due controparti ad esempio:
2016-06-30 319F Sempronio Simplicius vs Mevio Mefistofelicus - estratto conto corrente.pdf.

Ho quindi deciso di semplificare confidando che, qualora avessi collaboratori, il sistema che unisce il numero della pratica con le parti sia uno strumento di uso comune.

Ulteriore vantaggio

Sul numero della pratica poi ho impiantato un ulteriore sistema fondamentale per la gestione del mio ufficio digitale: l'archiviazione "automatica" con Hazel.
Non entrò qui nei dettagli ma, una volta finito questo ciclo di articoli, conto di spiegare anche questo mio ulteriore "trucco".

Come scegliere l'oggetto del documento?

Da ultimo alcuni consigli su come scegliere l'oggetto del documento.
L'oggetto dovrebbe essere:

• univoco: ovvero proprio di solo quel documento;
• specifico: ovvero se dovete scegliere tra un nome che indica un genere ed uno che indica una specie di quel genere sceglilete sempre il secondo;
• descrittivo: ovvero un nome che descriva il contenuto del documento.

Concludo questa breve ricapitolazione / specificazione ricordando che scegliere il nome dell'oggetto è qualcosa che, in parte, sfocia nella soggettività per cui i miei sono solo suggerimenti ed il risultato della mia personale esperienza, non regole scolpite nella roccia.

Automatizzare il processo di inserimento dei nomi dei documenti

Se mi avete seguito fino a qui, una domanda vi si sarà formata nella mente ... Ma quanto tempo di perdo a nominare un documento?

La domanda è legittima perché non ha senso avere un ottimo sistema di archiviazione se poi non lo si usa.

Se vi ricordate, tuttavia, sono una persona pigra e non amo faticare troppo; come mai vi sto suggerendo questo metodo folle?

La risposta alla domanda è semplice: esiste un trucco per semplificare ed automatizzare l'inserimento del testo!

Con questo articolo voglio introdurvi in particolare ad un cambio epocale della vostra vita. Beh, forse ho esagerato con l'iperbole ma sicuramente a me ha cambiato il modo in cui lavoro.

Gli Snippets (i frammenti) di testo

Immaginate di dover dare la stessa risposta via email a differenti persone, o di dover scrivere la stessa porzione di testo più e più volte. Non l'attività più entusiasmante, vero?

Una soluzione a questo problema potrebbe essere quella di avere sempre con voi il testo della risposta e procedere al copia e incolla di quel testo. Tuttavia non sarebbe bello, con la digitazione di pochi caratteri (ad esempio una sigla) e senza dover alzare le dita dalla tastiera che, magicamente, la risposta venisse digitata per voi?

Stesso discorso per quando dovete inserire la vostra email in un modulo o altri dati ripetitivi. Il risparmio di tempo è evidente!

Beh, esistono vari software per fare questa "magia".

Il più famoso e blasonato è TextExpander ma anche altri software come Keyboard Maestro supportano tale funzione.

Come utilizzare gli Snippets per automatizzare la nomenclatura dei documenti

Come anticipato nei prossimi articoli non entrerò nel dettaglio di tutte le possibilità che questi software offrono, ma mi concentrerò sull'utilizzo per gli scopi di questa serie di articoli.

TextExpander e Keyboard Maestro, infatti, possono aiutarci per:

1. l'inserimento della data nel nome del documento;
2. l'inserimento di specifici oggetti ripetitivi.

##In conclusione
Abbiamo visto alcuni esempi di nomenclatura dei documenti, ricapitolato i principi di base di come strutturare una nostra nomenclatura efficiente ed il trucco di base su come velocizzare tali operazioni.

Nei prossimi articoli

Nel prossimo articolo della serie (dovrete aspettare 2 settimane in qunato la prossima settimana pubblicherò un articolo extra su Drafts) cercherò di fare un confronto tra TextExpander e Keyboard Maestro a livello di caratteristiche di base, di prezzi, nonché un po' di storia sul perché mi sono astenuto dal scrivere articoli su TextExpander fino ad ora.
In quelli successivi, invece, entrerò nel dettaglio su come creare l'auto-inserimento delle date ed automatizzare (in parte) gli oggetti dei documenti.

Automatizzare la creazione di una nuova pratica con Hazel

Nel mese di giugno di quest'anno (2016) vi ho parlato di come organizzare i documenti in digitale, dei trucchi su come automatizzare la creazione di una pratica con Automator e, dopo la pausa estiva, ora esaminerò come ulteriormente avvantaggiarsi degli strumenti di automazione con Hazel.

Vi ho già parlato di questo ottimo programma nel dettaglio e del suo utilizzo come strumento per automatizzare l'archiviazione di documenti, nell'articolo che segue vedremo come utilizzare i TAGs di macOS ed Hazel per ulteriormente automatizzare e velocizzare le procedure automatiche spiegate negli articoli precedenti.

Cosa sono i TAGs?

Con Mac OS Maverick, Apple ha introdotto i TAGs.

I TAGs sono un metodo alternativo, rispetto alla struttura a cartelle, per organizzare i file. Il vantaggio maggiore, rispetto all'archiviazione a cartelle dei documenti, fornito dai TAGs è quello di poter attribuire al medesimo file più TAGs. Questo permette di avere un documento, legato a più argomenti o aree di lavoro, salvato in un unico posto ma reperibile per le differenti aree di interesse.

Non entrerò in questo articolo nello specifico e non è un argomento che affronterò a breve perché non uso molto i TAGs per archiviare i documenti ma vi rinvio a questo articolo di Apple per avere maggiori informazioni su come usarli nello specifico.

I TAGs in questo articolo li utilizzeremo solo come condizione per attivare una regola di Hazel.

Il problema di creare le sottocartelle in più pratiche contemporaneamente

Nell'articolo su come automatizzare la struttura delle sottocartelle di una pratica con Automator abbiamo visto come creare un Servizio per macOS utilizzando un Workflow di Automator. Il servizio funziona in maniera egregia se utilizzato una cartella alla volta ma non opera correttamente se si selezionano più cartelle.

Utilizzando Hazel riusciremo a risolvere ulteriormente questo problema ed automatizzare ancora di più il processo. In questo articolo darò per scontato che abbiate già letto "Hazel: il programma che, come una domestica, tiene organizzati i file del vostro Mac" dove vi ho spiegato il funzionamento di base del programma.

Vediamo quindi come!

Creiamo una nuova regola

Per quest'articolo utilizzeremo come cartella da far monitorare ad Hazel la "Scrivania" ma in un caso concreto, dovrete far monitorare la cartella in cui sono contenute le cartelle delle singole pratiche.

Aprite quindi Hazel dalle preferenze di sistema (punto 1), se non avete ancora indicato ad Hazel cla cartella da monitorare, andate in "folders" e premete il tasto + (puto 2), poi selezionate la cartella dove volete creare la nuova regola (nel nostro esempio Scrivania – punto 3).

Ora nella colonna "Rules" (regole) premete il tasto + (punto 4) e vi troverete pronti a creare la nostra regola (come si vede dell'immagine di cui al punto 5).

Diamo un nome alla regola e le condizioni per agire

La prima cosa è dare un nome significativo alla regola come ho fatto io nell'immagine che segue (punto 1).

Ora dobbiamo inserire le condizioni per cui Hazel procederà ad attivare il servizio. Siccome vogliamo operare su delle cartelle il primo discriminante sarà il tipo (kind in inglese) che, è nello specifico, dovrà essere una cartella (ovvero un Folders – punto 2).

Raffiniamo ulteriormente le condizioni

Onde evitare incidenti di percorso è sempre opportuno indicare nel modo più preciso possibile ad Hazel le condizioni per cui agire. In ragione di ciò aggiungiamo due ulteriori condizioni. Creiamo una nuova condizione premendo il tasto + a fianco della condizione che abbiamo creato prima (punto 1).

La prima è ovvia ma non così scontata. Indichiamo ad Hazel che l'azione deve essere svolta solo per le cartelle che non hanno sottocartelle. In questo modo eviteremo che, per errore, selezionando una pratica con già la struttura desiderata vengano creati duplicati.

Per fare ciò utilizziamo la condizione Profondità delle sottocartelle (Subfolder Depth in inglese) ed impostiamola con la condizione che non vi siano sottocartelle, ovvero il numero 0 (punto 2).

Fatto ciò dobbiamo solo indicare ad Hazel l'ultima condizione che sarà anche il modo in cui "attiveremo" l'azione. Creiamo quindi un'ulteriore condizione come mostrato al punto 1 e poi selezioniamo Etichetta Colorata (Color Label in inglese) ed il tipo di coloro che farà scattare la regola, nel nostro esempio il Viola (punto 3).

Segnalo per completezza che le Etichette Colorate come i TAGs sono un unicum in macOS e, per questa ragione, ve ne ho parlato.

Le azioni che svolgerà Hazel

Impostate le nostre condizioni, ci basta indicare cosa deve fare Hazel.

Nel nostro caso ci interessa che Hazel faccia partire il workflow di Automator che vi ho insegnato a creare nello scorso articolo della serie.

Scegliamo quindi la voce Esegui workflow di Automator ("Run Automator workflow", in inglese) e scegliamo il nostro workflow (punto 1). Nel mio caso ho salvato i vari workflow di Automator in iCloud e quindi sono andato lì a selezionare quello opportuno (punto 2).

Cancelliamo il colore della cartella

Ultima operazione che ci rimane da compiere è togliere l'etichetta colorata dalla cartella.

Hazel si può occupare anche di questo in modo molto semplice. Scegliamo quindi un'ulteriore azione premendo il tasto + (punto 1) e scegliamo come azione Attribuisci un etichetta colorata ("Set color label", in inglese) a questo punto selezioniamo la X che toglierà il colore Viola.

Abbiamo finito, ora possiamo premere su OK (punto 3) per salvare la regola.

La regola di Hazel alla prova

Non ci resta che testare la regola! Creiamo quindi una cartella di test sulla scrivania (punto 1), clicchiamo sul tasto destro per far apparire il menù contestuale e diamo il colore Viola (io ho modificato la voce ma non dovrebbe incidere – punto 2). Ci dovremmo quindi trovare in una situazione come al punto 3 e, a questo punto, Hazel dovrebbe fare le sue magie e, il risultato finale sarà come nell'immagine sottostante al punto 4.

Il vero vantaggio è che, creando più cartelle, selezionandole e attribuendo loro il colore che avrete scelto per attivare l'azione di Hazel, in un pochi secondi vi troverete con tutte le sottocartelle popolate. Risparmiando tempo ed evitandovi errori.

In conclusione

Nella serie di articoli abbiamo quindi visto e ragionato sull'importanza di avere una struttura uniforme di cartelle come automatizzare la creazione di sottocartelle. Le regole ed i "trucchi" che ho spiegato posso tuttavia essere implementati in altre e differenti situazioni, l'unico limite è la vostra immaginazione e le vostre necessità.

Lasciate un commento qui sotto se avete personalizzato un vostro specifico flusso di lavoro per questo tipo di attività.

Nelle prossime settimane

Concludo definitivamente segnalando che, nelle prossime settimane, seguiranno alcuni articoli di ulteriore approfondimento dell'argomento, non più incentrati sull'automazione della creazione delle cartelle per contenere i vostri documenti digitali ma incentrati sul perché e come nominare correttamente i vostri documenti digitali e sui trucchi per velocizzare queste operazioni.

In particolare vi parlerò di come utilizzare TextExpander e Keyboard Maestro per automatizzare questi compiti.

Esportazione / importazione automatica in MindNode di altri formati: utile Applescript

Pur essendo il periodo estivo voglio condividere con voi (ed anche con me stesso al fine di memorizzarlo per futuri impieghi) un utile AppleScript di conversione che ho scoperto per MindNode. Mindnode è un app per creare mappe mentali sia per macOS (la guida farò riferimento a questa applicazione) sia per iOS. Recentemente vi ho segnalato le video guide di David Sparks e vi ho parlato dell'utilizzo di questo programma per "cucinare le idee".

Vi anche ho parlato, tempo addietro, della possibilità di utilizzare AppleScript per automatizzare le operazioni ripetitive, ne approfitto quindi per darvi un esempio concerto. MindNode infatti, tra le varie funzioni, supporta AppleScript (non tutte le app per macOS supportano tale linguaggio di programmazione).

Come al solito l'AppleScript non è farina del mio sacco ma l'ho reperito su internet. Mi sono semplicemente dedicato alla modifica di alcuni parametri per ottenere il risultato che volevo.

Il problema

La mia ex praticante voleva utilizzare le mappe mentali create con MindNode su Mac durante il suo periodo di pratica presso il mio ufficio sul suo PC Windows. Legittima richiesta ma complessa da esaudire. Infatti io l'avevo spronata ad utilizzare MindNode in maniera massiccia e questo implicava il reperimento e la conversione di una ventina di file.

Compito di per se semplice, visto che MindNode permette l'esportazione in altri formati (vedi immagine che segue), ma tedioso.

Io dovevo solo convertire i file .mindnode in file .mm ovvero FreeMind (FreeMind è un'applicazione OpenSource per la creazione di mappe mentali per Mac, Windows e Linux - qui trovate il link per il download se vi interessa).

Come al mio solito in questi casi ho procrastinato il tutto per alcuni mesi ...

L'AppleScript trovato su interent

Oggi, mentre scrivo questo articolo, ho deciso di affrontare il problema per le corna ma in maniera intelligente: dovevo automatizzare le operazioni di conversione dei singoli file.

Scrivere un AppleScript da solo era qualcosa di troppo complesso e troppo dispendioso a livello di tempo, per cui ho fatto una veloce ricerca su internet.

Come spesso accade, qualcuno aveva già affrontato un problema simile, nel mio caso addirittura gli stessi sviluppatori di MindNode.

In questa pagina ho quindi trovato l'applescript creato dagli sviluppatori per convertire file OPML in PDF (nell'immagine che segue l'applescript creato e tratto dalla pagina in questione).

Cosa fa l'applescript?

Visto che AppleScript non è semplicissimo e, presumibilmente, molti di voi non conoscono i rudimenti di programmazione vi spiego brevemente cosa fa questo script che, peraltro, è veramente ben fatto.

1. Anzitutto richiede, attraverso l'apertura di una finestra del Finder, i file che si vogliono convertire (linee da 1 a 7);
2. Una volta che l'utente ha selezionato i file li passa a MindNode (linea 8);
3. A questo punto esegue un loop (linea da 9 a 17), ovvero la stessa operazione ripetuta su tutti i file selezionati, in particolare modifica l'estensione del file in .PDF (linea 14) ed esegue il comando di esportazione (linea 15).

Copia incollare lo script nell' Script Editor

Ho quindi selezionato il testo dello script dalla pagina web ed aperto lo Script Editor di Apple pre-installato in tutti i Mac.

Lo Script Editor è collocato nella sottocartella Utility all'interno della cartella Applicazioni (punto 2 immagine) o reperibile utilizzando Spotlight e digitando "script" (punto 3 dell'immagine).

Finestra dello Script Editor

Non entrerò nel dettaglio di come funziona lo Script Editor ma quella che vedete nell'immagine sottostante è la finestra di apertura. Il testo dell'AppleScript va incollato dentro la prima finestra bianca (punto 1 dell'immagine).

Lo script modificato

Veniamo quindi alle modifiche che ho apportato.

Nell'immagine che segue c'è il testo dello script per intero e un dettaglio con le modifiche cerchiate in rosso.

Come potete vedere non ho dovuto lavorare molto; infatti ho modificato solo 3 punti.

1. L'estensione del file che il Finder cerca (da .OPML a .mindnode);
2. L'estensione del nuovo file in cui viene salvato il file d'origine (nel caso specifico da PDF a .mm, che è il formato di FreeMind);
3. infine le modalità di esportazione; invece che esportare in PDF esportare nel formato FreeMind.

Altre opzioni di esportazione per personalizzare lo script

Di seguito allego la schermata del dizionario AppleScript di MindNode (in estrema sintesi i comandi che si possono dare a MindNode attraverso AppleScript) con le opzioni di esportazioni (riquadro rosso).

Potrete quindi modificare a vostro piacimento le opzioni di esportazione dei file e personalizzare lo script a vostro piacere.

In conclusione

Se vi state domandando il risultato finale di questo mio excursus negli AppleScript posso riportarvi che, con questo trucco, ho esportato 19 documenti in poco più di 30 secondi quando, manualmente, ci avrei messo almeno 15 minuti, dovendo aprire e salvare un file alla volta.

Certo, ho investito del tempo per cercare e personalizzare l'appleescript e l'operazione, probabilmente, è un una tantum ma se nel futuro mi dovesse capitare ancora so già come fare (e così anche voi!).

I vantaggi della formazione professionale a distanza: i Webinar

Sto ragionando sempre con maggior convinzione di spostare la mia attività divulgativa sul web al 100%.

Giovedì 14 luglio ore 14:30 inizia questa nuova esperienza con il primo Webinar che sarà dedicato ad Automator.

I Webinar, ovvero le lezioni in diretta streaming, sono uno strumento con notevole potenzialità; soprattutto nell'ambito legato all'informatica per giuristi.

1. Formazione innovativa

Grazie alla possibilità di utilizzare gli strumenti online, con il Webinar è possibile veicolare contenuti avanzati, come l'utilizzo di applicazioni o strumenti poco conosciuti. Ascoltare ma soprattutto vedere il formatore dal vivo lavorare sul computer è impagabile.
Oltre ad ascoltare la mia voce e, nella parti teoriche, vedere le mie slides, nella apposita sessione dimostrativa vedrete come utilizzo le varie applicazioni. Questa possibilità permette, in ambito informatico, di apprendere le conoscenze con maggior facilità ed in modo più efficiente. Io stesso ho imparato molti dei trucchi che conosco con queste modalità.

2. Formazione comoda

Rispetto ad una formazione congressuale, potrete fruire i contenuti comodamente seduti in ufficio, a casa, o addirittura in mobilità sul vostro telefonino o tablet.
In particolare, avendo scelto come piattaforma di streaming YouTube, l'accesso è alla portata di tutti. Basta registrarsi su Google o YouTube stesso.
Inoltre le lezioni di un'ora rendono più "digeribili" i contenuti.

3. Formazione a distanza

Sia per l'ascoltatore ma anche per il docente le distanze sono azzerate.
Quest'anno ho fatto 3 convegni nella vicina Parma che non dista più di 30 km da Reggio Emilia e l'impegno della trasferta si è fatto sentire.
Ora posso parlarvi direttamente dal mio ufficio senza tempi morti ed ottimizzando i miei impegni.

4. Formazione in diretta

Il Webinar, inoltre, permette una maggior interazione tra docente ed utente.
Proprio per questo motivo, gli ultimi 15 minuti, dei miei Webinar saranno dedicati alle domande (dei partecipanti) e alle (mie) risposte.

5. ... ed in differita

Non tutti possono essere liberi e partecipare in diretta (io ho cercato di ottimizzare fissando l'evento alle 14:30 quando non si sta ancora lavorando).
Se l'argomento interessa ma gli impegni non permettono di partecipare è un peccato perderselo.
Tutti i Webinar sono registrati e quindi fruibili anche a chi, per necessità di tempo, non può partecipare.
In particolare il video del primo Webinar sarà online per i 7 giorni successivi alla diretta (ma solo per chi si sarà registrato prima dell'evento).
Vi consiglio pertanto di iscrivervi.

Oh, dimenticavo, il Webinar di luglio è anche totalmente gratuito!

Come gestire le pratiche in digitale: i prossimi articoli

Come gestire le pratiche in digitale: i prossimi articoli

Nelle prossime settimane pubblicherò una serie di articoli legati alla gestione digitale delle pratiche (impegni permettendo conto di pubblicare un articolo a settimana).
Organizzare il materiale digitale acquisito non è un compito semplice e, più l'attività diventa complicata, più l'automazione diviene utile.
Io da fine 2014 ho iniziato a digitalizzare la mia intera attività professionale (e non solo) non mi considero un esperto, ma credo di poter condividere alcuni trucchi ed esperienze in questo campo.
Ne ho già parlato marginalmente nei miei convegni legati al PCT di febbraio / marzo ed aprile / maggio ed è una lezione specifica nell’ormai defunto Avvocati e Informatica (novità sull’argomento nei prossimi giorni).

La strutturazione dei contenuti sarà pensata per gli avvocati (perché questo faccio nella vita) ma, salvo alcune particolarità tipiche della mia professione, la struttura di base potrà essere usata anche da altri liberi professionisti e lavoratori autonomi.

Il programma degli articoli

Vediamo quindi come saranno organizzati gli articoli:

• Organizzare i documenti digitali: vi spiegherò brevemente la struttura delle cartelle che uso e la nomenclatura che attribuisco ai documenti per l’archiviazione digitale;
• I trucchi di base su come automatizzare la creazione di una nuova pratica : esaminerò come automatizzare le operazioni per creare la struttura a cartelle di una nuova posizioni e, per i fanatici dell’automazione, spiegherò come velocizzare ulteriormente il tutto attraverso Automator;
• Automatizzare la creazione di una nuova pratica con Hazel: vi spiegherò, per chi ha acquistato Hazel, come ulteriormente automatizzare le operazioni che vi ho descritto negli articoli precedenti con Hazel (quest’ultimo trucco lo ruberò spudoratamente dalla nuova VideoGuida su Hazel di David Spark che, per chi conosce l’inglese, consiglio di acquistare).

Sto scrivendo gli articoli in questi giorni, per cui se avete domande suggerimenti o considerazioni, lasciate un commento qui sotto e nel limite delle mie capacità e se attinenti agli argomenti cercherò di rispondervi direttamente negli articoli.

Hazel 4.0

É con molto piacere che annuncio l'uscita della nuova versione di Hazel.

Negli scorsi mesi ho fatto una guida introduttiva alla versione 3.

Non ho ancora scaricato ed acquistato l'upgrade per due motivi:

1. Non ho avuto fisicamente tempo di testarlo e, visto che Hazel è un'applicazione fondamentale per il mio lavoro quotidiano, non posso fare il passo con disinvoltura;
2. É in uscita a settimane la video guida di David Sparks e, visto che ho poco tempo, né approfitto per vedermela tutta prima di mettere mano all'upgrade - non vedo l'ora di poterla comprare e scaricare!

Le novità di questa versione

Ecco un breve elenco delle novità della versione:

• la possibilità di applicare le regole di Hazel agli smartfolder di Mac OS - che ha delle potenzialità notevoli ma occorre prima vedere come funziona in dettaglio;
• la sincronizzazione delle regole tra più Mac;
• l'anteprima delle regole per controllare che tutto funzioni come avevamo pensato - che dovrebbe semplificare di molto la creazione di regole complesse;
• la possibilità di cercare tra le regole (io avrei preferito anche la possibilità di creare sottogruppi di regole - per alcune cartelle infatti ho veramente tante, tante, regole).

Ultima segnalazione, la versione 4.0 di Hazel funziona con Mac OS X 10.10 (Yosemite) o successivi e non c'è ancora la traduzione in altre lingue oltre l'inglese.

Per chi avesse acquistato il programma dal 6 settembre 2015 l'aggiornamento è gratuito altrimenti il costo è di $ 10.

Convegni di Maggio e Giugno

Nei prossimi mesi sarò un po' impegnato e non vi garantisco la solita quantità di articoli.
Ho iniziato la settimana scorsa e finirò il 23 giugno una serie di convegni sul PCT e, più in generale, all'informatica legata al mondo degli avvocati.
Per i corsi sul PCT non ci sono più posti liberi ma se volete partecipare alla versione 2016 di Avvocati & Informatica siete i ben accetti. Trovate tutte le informazioni nella pagina dedicata agli eventi formativi.

La prima lezione sarà gratuita mentre le altre cinque saranno a pagamento. Qui trovate la locandina con i dettagli delle singole lezioni.

Il corso è accreditato dall'Ordine degli Avvocati di Parma e permette di maturare 8 crediti formativi per l'intero corso o 1 credito per la partecipazione ad ogni singola lezione.

So che non tutti quelli che seguono il sito potranno partecipare per cui ho deciso di farvi un regalo.
Tutti quelli che si iscriveranno alla MailingList riceveranno gratuitamente il link per scaricare le slides dei singoli convegni.
Tendenzialmente, in base agli impegni del weekend, manderò una email "speciale" della MailingList ogni lunedì successivo alla lezione con allegato il link per scaricare le slides.